Bật mí ngay 8 mẹo sử dụng Microsoft Office cực hay

0
107

Hầu hết các doanh nghiệp, cá nhân hiện nay đều quá quen thuộc vào Microsoft Office. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết đến những tính năng thú vị để làm việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian đều được tích hợp trong bộ ứng dụng văn phòng này. Bài viết dưới đây sẽ bật mí đến bạn 8 mẹo sử dụng Microsoft Office cực hay.

Tự động lưu những thay đổi với OneDrive (Onedrive for Business) trong quá trình làm việc

OneDrive là bộ nhớ đám mây của Microsoft Office và cho dù bạn đăng ký Microsoft 365 hay chọn Office 365 mua bản quyền hay không. OneDrive không chỉ cho phép bạn truy cập tất cả những tệp của mình ở bất kỳ nơi đâu, bất kỳ lúc nào. Người dùng có thể dễ dàng kết nối OneDrive với phần mềm Microsoft Office của mình để tận dụng ngay những tính năng tự động lưu.

bat-mi-ngay-8-meo-su-dung-microsoft-office-cuc-hay-1

Khi đã bật được, các thay đổi sẽ nhanh chóng cập nhật lên đám mây của bạn theo thời gian thực. Ngoài ra, OneDrive có thể tiến hành lưu trữ nhiều phiên bản khác nhau cho tài liệu của bạn. Vì vật, người dùng có thể dễ dàng so sánh và quay trở lại phiên bản trước đó nếu cần thiết.

Bất kỳ ai đã từng hoảng loạn khi máy tính bất ngờ gặp trục trặc hoặc mất điện, đều sẽ cảm thấy tính năng này của OneDrive này hữu ích như thế nào. Để có thể tìm được các phiên bản cũ hơn của Onedrive Microsoft, bạn hay truy cập vào File > Info > Version History.

Tận dụng các phím tắt để thao tác nhanh hơn, tiết kiệm thời gian

Một trong những lợi thế lớn nhất của Microsoft Office chính là đem đến cho người dùng nhất quán trên các ứng dụng khác nhau. Điều này đồng nghĩa với việc hầu hết các phim tắt đều sẽ được hoạt động theo cùng một lúc trên 3 nền tảng gồm Word, Excel, PowerPoint. Nhờ đó, người dùng có thể tăng tốc độ làm việc của mình.

bat-mi-ngay-8-meo-su-dung-microsoft-office-cuc-hay-2

Thử ngay ứng dụng Tell me trong Microsoft cực kỳ hữu ích

Nếu bạn muốn thay đổi cách trình bày word, hãy nhập ngay “Style”. Còn nếu bạn muốn cắt ảnh, hãy nhập ngay vào đó “Crop”. Ngoài ra, nếu bạn muốn chèn bảng, thêm nhận xét hoặc thay đổi bố cục, cập nhật thiết kế, đọc to văn bản,…hầu hết các tính năng này đều có thể được truy cập nhanh chóng, dễ dàng thông qua thanh menu. Trong khi đó, các đề xuất thông minh sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm được những gì bạn muốn và thực hiện.

Tận dụng ngay nút Share để chia sẻ tài liệu nhanh chóng

Nút share nằm ở góc trên cùng bên phải của ứng dụng có thể được sử dụng để chia sẻ tài liệu nhanh chóng thông qua OneDrive, Airdrop – nếu bạn dùng Mac hoặc email,…

bat-mi-ngay-8-meo-su-dung-microsoft-office-cuc-hay-3

Nếu như trước đây, bạn phải mở ứng dụng email của mình lên, duyệt tìm tệp, giờ đây bạn chỉ cần nhấp vào nút share và chọn người nhận của bạn.

Sử dụng (Find & Replace) khi bạn muốn tìm kiếm hoặc thay thế điều gì đó

Nếu bạn muốn thay đổi một từ hay một nhóm từ trong tài liệu của mình, bạn có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách sử dụng Find & Replace hoặc nhấn Ctrl + Shift + H  và hộp thoại Find & Replace sẽ xuất hiện.

Giờ đây, bạn chỉ việc nhập văn bản mình muốn vào hộp Find rồi nhập từ bạn muốn vào thay thế tại hộp Replace và nhấn nút Replace. Khi ấy, Office sẽ nhanh chóng tìm kiếm tài liệu và thực hiện các thay đổi nếu cần thiết. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay thế bằng không – nghĩa là để trống trường Replace để xóa nhiều từ.

Tận dụng Advanced Find & Replace để tìm và thay thế nâng cao

Advanced Find & Replace sẽ mang đến cho bạn nhiều tính năng thú vị hơn những gì bạn nghĩ. Cách thực hiện khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấp vào nút ở dưới cùng bên trái của hộp thoại rồi truy cập các tính năng nâng cao để thay đổi ngay kiểu phông chữ, cài đặt đoạn văn,…của bất kỳ văn bản nào mà bạn cần. Bạn có thể tận dụng mẹo này bất kỳ khi nào để thay đổi với những kiểu văn bản cụ thể.

Sử dụng, chỉnh sửa những mẫu mới bắt mắt giúp tài liệu đẹp hơn

Nhiều người sẽ cảm thấy ngạc nhiên về tính năng Styles trên Microsoft Office để hợp lý hóa tài liệu của họ đồng thời tăng tốc độ soạn thảo văn bản.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy các mẫu Styles tại tab Home và áp dụng nhanh chóng về phông chữ, kiểu chữ đã được thiết kế sẵn. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sửa đổi các styles này sao cho phù hợp với nhu cầu, tài liệu của mình. Styles tự động cập nhật khi bạn tiến hành thay đổi chủ đề, dễ dàng sửa đổi giao diện trong tích tắc.

Cùng Spike sao chép, dán nhiều mục khác nhau trong quá trình làm việc

Với tính năng Spike này sẽ cho phép bạn sao chép, dán nhiều mục khác nhau trong quá trình làm việc. Bạn chỉ cần chọn khối văn bản đầu tiên, nhấn Ctrl +F3, sau đó chuyển sang khối tiếp theo. Mỗi lần nhấn Ctrl, văn bản sẽ được lưu trữ. Khi bạn đã sẵn sàng để dán mọi thứ, hãy nhấn ngay tổ hợp Ctrl + Shift + F3 hoặc bạn có thể nhập “spike” (chữ thường) và nhấn Enter. Khi đó, văn bản đã lưu sẽ vẫn còn trong bộ nhớ để sử dụng vào lúc khác.

bat-mi-ngay-8-meo-su-dung-microsoft-office-cuc-hay-4

Trên đây là những chia sẻ về 8 mẹo sử dụng Microsoft Office cực hay bài viết muốn gửi đến bạn. Để có thể khám phá thêm nhiều kiến thức hữu ích hơn, hãy truy cập vào đường link https://microsoft.fptcloud.com/ để tìm hiểu.

 

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây